10 voordelen van Blue 10 Invoice Management

• Elimineren van de papieren factuurstroom
• Per e-mail binnengekomen facturen worden automatisch verwerkt
• Handmatige handelingen bij de verwerking van een factuur worden tot een minimum beperkt
• Verkorten van de doorlooptijd van facturen
• De status van een factuur is altijd inzichtelijk
• Automatische koppeling met inkooporders
• Een gebruikersvriendelijke, standaard oplossing
• Facturen worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief
• Bewezen integratie met verschillende ERP-/ boekhoudsystemen
• Geen enkele beperking op het aantal gebruikers en/of administraties.

Elimineren van de papieren factuurstroom
De belangrijkste reden om te kiezen voor Blue 10 Invoice Management is de eliminatie van de papieren factuurstroom in een organisatie. Na het scannen, de verwerking tot een afbeelding (pdf) en het archiveren, is de factuur op iedere plek in de organisatie digitaal beschikbaar. Het inzetten van (dure) administratieve medewerkers voor het zoeken naar facturen is hiermee verleden tijd.

Per e-mail binnengekomen facturen worden automatisch verwerkt
Door de vernieuwde regelgeving op het gebied van elektronisch factureren, zal de factuurstroom die per e-mail binnenkomt alleen maar toenemen. Niets is zo vervelend om die facturen weer uit te printen om ze vervolgens te verwerken. Blue 10 haalt de facturen uit de e-mail inbox en voegt deze automatisch toe in de workflow.

Handmatige handelingen bij de verwerking van een factuur worden tot een minimum beperkt
Essentieel onderdeel van een efficiënte digitale verwerking is het toepassen van Optical Character Recognition (OCR tekstherkenning). Door gebruik te maken van deze tekstherkenning software voor facturen kan 85 tot 95% van de facturen zonder handmatige aanpassing worden verwerkt. Blue 10 Invoice Management maakt gebruik van free form factuur herkenning. Velden op een factuur worden automatisch herkend, zonder dat voor iedere leverancier een sjabloon moet worden aangemaakt.

Verkorten van de doorlooptijd van facturen
Door het efficiënter verwerken van facturen wordt de doorlooptijd van facturen enorm verkort. U kunt uw betalingsgedrag bij leveranciers verbeteren en gebruik maken van betalingskortingen. Het verkorten van de doorlooptijd zorgt ook voor een beter inzicht in openstaande betalingen. De cashflow in uw organisatie is daarmee een stuk inzichtelijker en beter te beheersen.

De status van een factuur is altijd inzichtelijk
Het is een bekend fenomeen. Een leverancier belt waarom zijn factuur nog niet betaald is en op de financiële afdeling hebben ze geen idee waar de leverancier het over heeft. De administratie moet vervolgens achterhalen wie de factuur heeft en wat er met de factuur aan de hand is. Met Blue 10 Invoice Management behoort dit tot het verleden. Met één druk op de knop, kan iedere (bevoegde) medewerker in de Blue 10 workflow bekijken wat de status van een factuur is.

Automatische koppeling met inkooporders
Voor een snelle en efficiënte verwerking van binnengekomen facturen, kunnen facturen automatisch gekoppeld worden aan inkooporders. Indien gewenst kunnen facturen met inkooporders automatisch worden geboekt in uw ERP-/ boekhoudsysteem.

Een gebruikersvriendelijke, standaard oplossing
Blue 10 implementeert binnen enkele dagen een standaardoplossing welke dusdanig flexibel is dat u de gehele oplossing, inclusief routering van de facturen, helemaal naar uw wens kunt inrichten. Blue 10 Invoice management is daarnaast zeer gebruikersvriendelijk en dus ook prima te gebruiken voor gebruikers die maar enkele minuten per dag/week achter de computer zitten.

Facturen worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief
Na verwerking worden facturen opgeslagen in een digitaal archief. Het zoeken van facturen in het oude (fysieke) archief behoort hiermee tot het verleden. Alle gebruikers kunnen, afhankelijk van hun rechten, een eigen digitale archief raadplegen met een historie van facturen.

Bewezen integratie met verschillende ERP-/ boekhoudsystemen
Het digitaal verwerken van inkoopfacturen heeft pas echt meerwaarde als er een naadloze integratie is met de financiële administratie. Blue 10 heeft hiervoor een perfecte integratie ontwikkeld met o.a. Microsoft Dynamics (NAV en AX) AccountView, Exact en Twinfield.

Geen enkele beperking op het aantal gebruikers en/of administraties
Blue 10 heeft geen enkele beperking op het aantal gebruikers en/of administraties binnen Blue 10 Invoice Management. Voor het gebruik van Blue 10 Invoice Management hoeft u ook geen extra gebruikerslicenties aan te schaffen voor uw ERP-/ boekhoudpakket. Alle gebruikers en administraties kunnen met behulp van eenvoudige (rechten) instellingen van elkaar  gescheiden worden. U werkt dus met al uw medewerkers en administraties in één en dezelfde oplossing.