Veelgestelde vragen Blue 10 Invoice Management

Ons prijsmodel is gebaseerd op het aantal facturen dat u jaarlijks verwerkt. Blue 10 Invoice Management kent geen enkele beperking op het aantal gebruikers en/of administraties waarmee u werkt. U hoeft, voor het afhandelen van inkoopfacturen, ook geen extra gebruikerslicenties aan te schaffen binnen uw huidige ERP-/ boekhoudsysteem. 

Op dit moment heeft Blue 10 integraties met MS Dynamics NAV en AX, AccountView, Exact en Twinfield. Staat uw ERP-/ boekhoudpakket hier niet tussen, dan is dat geen probleem. Uiteraard verzorgen wij ook integraties met andere systemen. Indien gewenst ontwikkelen wij een standaard integratie met uw software leverancier.

Ja, officieel gezien mogen uw papieren facturen worden weggegooid nadat deze gedigitaliseerd zijn. De belastingdienst eist dat facturen binnen redelijke termijn gereproduceerd kunnen worden. Facturen die op papier ontvangen zijn, mogen ook digitaal worden aangeleverd.

Wij adviseren om in eerste instantie de papieren facturen op scandatum te blijven archiveren. De ervaring leert dat het weggooien van facturen een te grote stap is voor de meeste organisaties. Het archiveren op scandatum bespaart overigens wel al veel tijd t.o.v. huidige archiveringshandelingen.

Het licentiemodel van Blue 10 Invoice Management is gebaseerd op het aantal facturen dat u op jaarbasis verwerkt. Indien u tot 4.000 facturen per jaar verwerkt, hebben wij  een oplossing op maat vanaf € 4.200,-. Binnen 2 tot 4 dagen is uw systeem bovendien volledig operationeel.

Blue 10 Invoice management kent geen enkele beperking op het aantal gebruikers en/of administraties. Dit betekent dat u, voor het gebruik van Blue 10 Invoice Management, ook geen extra gebruikerslicenties hoeft aan te schaffen voor uw ERP-/ boekhoudsysteem.

Nee, voor het toepassen van tekstherkenning hoeft u geen templates aan te maken. Onze tekstherkenningssoftware werkt op basis van Free Form tekstherkenning. Dit houdt in dat de tekstherkenning automatisch wordt toegepast op een factuur, zonder dat u per leverancier de relevante factuurgegevens hoeft vast te leggen in een template.

U verdient onze oplossing binnen één jaar terug. Verschillende onderzoeken met betrekking tot de kosten voor het (traditioneel) afhandelen van inkoopfacturen lopen uiteen van € 14,- tot en met € 40,- per factuur. In sommige organisaties lopen deze kosten op tot wel € 70,- à € 80,- per inkoopfactuur.

Blue 10 gaat er vanuit dat de afhandeling van één inkoopfactuur ongeveer € 25,- kost. Stelt u zich eens voor dat u met onze oplossing € 5,- per factuur kan besparen. Vraagt u zich af waar deze besparing behaald kan worden? Wij laten dit graag aan u zien.

De meeste ondernemingen gaan eerst naar de leverancier van het ERP-/boekhoudsysteem op het moment dat zij meer willen weten over digitale factuurverwerking. Uw leverancier heeft vaak een oplossing die binnen het bestaande ERP-/boekhoudsysteem geïntegreerd is.

Vaak zijn de bestaande systemen binnen een ERP-/boekhoudpakket niet zo uitgebreid, flexibel en eenvoudig als een pakket als Blue 10 Invoice Management. Blue 10 is gespecialiseerd in digitale factuurverwerking en heeft een flexibele, gebruiksvriendelijke oplossing die u helemaal zelf kunt inrichten.

Binnen de meeste ondernemingen zijn er meer mensen die facturen goedkeuren, dan dat er gebruikerslicenties zijn voor het ERP-/ boekhoudpakket. Indien u kiest voor een geïntegreerde workflow in uw huidige ERP-/boekhoudpakket kan dat voor problemen zorgen. Blue 10 heeft bewust gekozen om de accordering van facturen buiten het bestaande ERP-/boekhoudpakket te laten. Hierdoor hoeft u geen extra gebruikerslicenties aan te schaffen voor het ERP-/boekhoudpakket. Doordat wij geen enkele beperking hebben op het aantal gebruikers in de workflow, kan de gehele organisatie gebruik maken van Blue 10 Invoice Management; een vereiste voor succes.

Niet alleen de oplossing waarin u investeert is belangrijk, misschien zijn de mensen waarmee u in zee gaat nog wel veel belangrijker! Blue 10 is een nuchter Hollands bedrijf met jonge enthousiaste mensen. Ons belangrijkste uitgangspunt is een werkende oplossing opleveren bij een tevreden klant. Bent u nog niet overtuigd? Overtuig u zelf en neem contact op met één van onze mensen.

Ja, ook uw oude facturen, bijvoorbeeld uit het lopende boekjaar, kunnen probleemloos worden in gescand. Op deze manier heeft u één centraal (digitaal) archief met al uw facturen.

Sinds februari 2009 zijn de regels voor elektronische facturen gelijkgetrokken met die van papieren facturen:

• De elektronische handtekening is niet meer verplicht
• De factuur moet binnen redelijke termijn gereproduceerd kunnen worden
• Er moet sprake zijn van een logisch gevolg van order, levering, factuur en betaling
• De bewaartermijn: 7 jaar na verloop van de actuele waarde van het document/contract

Ook voor uw accountant heeft digitale factuurverwerking met Blue 10 Invoice Management grote voordelen. Onze oplossing maakt het voor de accountant mogelijk om een goed inzicht te krijgen in de gehele audit-trail van iedere factuur. De accountant hoeft niet meer uw fysieke archief in om steekproeven te doen; al uw facturen zijn namelijk digitaal beschikbaar. Door de verschillende auditmogelijkheden kan de accountant de factuurstroom eenvoudiger en sneller controleren en kunt u besparen op uw accountantskosten.

Onze software is gebaseerd op de nieuwste technologieën en om optimale prestaties met onze oplossing te bereiken, hebben wij minimale systeemeisen opgesteld voor de hardware. Deze minimale systeemeisen zijn op te vragen bij Blue 10. Eventuele aanschaf van een nieuwe server kunt u wat ons betreft regelen met uw eigen toeleverancier.

Blue 10 Invoice Management is geen vervanging, maar een aanvulling op uw financiële administratie. Wij lezen verschillende stamgegevens uit uw administratie in en gebruiken deze o.a. voor het herkennen van een leverancier op een factuur. Vanuit onze oplossing kunt u bovendien eenvoudig een boeking aanmaken in uw eigen financiële administratie; welke binnen enkele minuten daadwerkelijk zichtbaar is in uw ERP-/ boekhoudsysteem.

Alle inkoopfacturen (papier, digitaal en elektronisch) worden digitaal verwerkt, naar de juiste personen in de organisatie gestuurd en naadloos verwerkt in uw ERP- of boekhoudsysteem.

Wij zijn niet tegen maatwerk, maar wel tegen onnodig maatwerk. Maatwerk wordt vaak ingezet om een specifieke werkwijze in een systeem te laten passen. Blue 10 onderscheidt zich door met een kritische blik te kijken naar uw vraag en uw organisatie. Deze kritische houding kan er toe leiden dat u wellicht beter af bent met een standaard oplossing en een daarbij horende werkwijze. Wij zijn van mening dat de meeste administratieve processen voor iedere organisatie in de basis nagenoeg gelijk zijn. U kunt daarom beter kiezen voor een standaard oplossing; die u natuurlijk wel zelf flexibel kunt inrichten.

Door specifiek maatwerk zoveel mogelijk te vermeiden bespaart u  (ook op de lange termijn) veel kosten. Veel organisaties vergeten namelijk dat ze maatwerk minimaal twee keer betalen; bij aanschaf en bij (iedere) update.