header

Blue 10 Invoice Management

Digitaal verwerken van inkoopfacturen
De meeste ondernemingen ontvangen hun inkoopfacturen voornamelijk nog op papier, maar daarnaast bieden steeds meer leveranciers de mogelijkheid om een digitale factuur te verzenden in PDF-formaat. Grote leveranciers kunnen zelfs elektronische (XML) facturen aanleveren.

Digitale en elektronische facturen worden door veel ondernemingen nog buiten de deur gehouden, want waarom zou u deze factuur digitaal willen ontvangen als u de factuur vervolgens zelf moet uitprinten? Blue 10 Invoice Management kan uit de voeten met alle soorten facturen en heeft voor iedere factuur een oplossing op maat:

  • Papieren facturen worden door middel van scannen gedigitaliseerd. Na het scannen van de inkoopfacturen, wordt Optical Character Recognition (OCR) toegepast voor het herkennen van de juiste velden van de factuur. Met deze technologie wordt 85 tot 95% van de relevante factuurgegevens automatisch herkend. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor het coderen en boeken van uw facturen in uw ERP-/ boekhoudsysteem.
  • Digitale facturen worden automatisch uit een e-mail box ingelezen en direct klaargezet voor het toepassen van de OCR tekstherkenning.
  • Elektronische facturen kunnen met behulp van Blue 10 Invoice Management automatisch worden verwerkt in uw financiële administratie.

Digitaal goedkeuren en terugzoeken van facturen
Naast de verwerking van facturen in uw financiële administratie, gaan papieren facturen ook de organisatie in om goedgekeurd te worden door de verantwoordelijke medewerker(s)/ budgethouder(s).

Met de digitale factuurverwerking van Blue 10 hoeven uw facturen niet langer op papier door de organisatie heen. Het (digitaal) goedkeuren van facturen kan op twee manieren:

  • Kostenfacturen of facturen waar geen inkooporder tegenover staat, worden met behulp van onze workflow digitaal naar de juiste personen in de organisatie gestuurd voor de gewenste goedkeuring.
  • Facturen waar een inkooporder tegenover staat, kunnen automatisch aan elkaar worden gekoppeld. Indien de inkooporder en de factuur met elkaar overeenkomen, wordt deze automatisch goedgekeurd en, indien gewenst, direct geboekt in uw financiële administratie. Indien er geen match is tussen de factuur en de inkooporder, wordt de factuur alsnog digitaal naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd.

Iedere gebruiker heeft de mogelijkheid om zijn ‘eigen archief’ met facturen op te bouwen. Door het toepassen van enkele filters vindt u direct de factuur waar u naar op zoek bent. Op deze manier is de status van een factuur altijd bekend en kunt u bijvoorbeeld facturen met elkaar vergelijken.