header

Hoe wordt SharePoint in de praktijk ingezet?

Intranet
Microsoft SharePoint kan ingezet worden als intranet platform waarop gemeenschappelijk nieuws, telefoonnummers, etc. centraal gepresenteerd kan worden. Daarnaast kunnen allerlei andere pagina’s aan intranet toegevoegd worden. Met rechten instellingen kan de toegang per pagina ingericht worden. Gebruikers kunnen verschillende waarschuwingen instellen zodat ze geattendeerd worden op wijzigingen in een document of op een pagina. Ook de Blue 10 Invoice Management workflow kan op intranet als pagina beschikbaar worden gemaakt.

Bijhouden van uw kwaliteitssysteem
Ook uw kwaliteitssysteem kan op SharePoint geplaatst worden. Eén van de standaard functionaliteiten van SharePoint is het automatisch toepassen van versiebeheer.  Iedere (opgeslagen) wijziging in het kwaliteitssysteem wordt dus automatisch bijgehouden en hiermee wordt versiebeheer dus direct inzichtelijk voor een auditor. Bovendien kunnen wijzigingen door verschillende personen worden aangemaakt, maar kunnen daarboven enkele personen worden ingesteld die wijzigingen moeten goedkeuren voordat ze definitief in het handboek komen. Ook auditrapporten en andere documenten kunnen aan het handboek toegevoegd worden.

Digitaliseren van personeelsdossiers
Verschillende documenten die betrekking hebben op uw personeel kunnen gescand en opgeslagen worden in het digitale personeelsdossier. Bij ieder document kunnen een aantal steekwoorden worden toegevoegd, zoals: type document (contract, kopie ID, etc.) en medewerker. Door deze steekwoorden aan een document toe te voegen, kan hier later weer op gefilterd worden. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld alle documenten van medewerker A opgezocht worden, maar bijvoorbeeld ook alle contracten (over de verschillende medewerkers heen).

SharePoint kent een goede rechtenstructuur. Dit zorgt ervoor dat personeelsdocumenten alleen voor medewerkers inzichtelijk zijn, die hier ook toegang voor nodig hebben.

Bijhouden van preventief onderhoud
Binnen veel organisaties worden verschillende onderhoudswerkzaamheden op papier, Excel of op een andere manier bijgehouden. Dit vergt veel administratie en het is wel eens de vraag hoe actueel de lijstjes zijn. SharePoint biedt de mogelijkheid om activiteiten aan te maken en deze in te plannen in een agenda. Op deze manier wordt inzichtelijk gemaakt welke onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd zijn en welke werkzaamheden nog gedaan moeten worden. Na het afronden van de onderhoudsbeurt kunnen de uitgevoerde werkzaamheden ingevuld worden en vervolgens wordt de activiteit afgesloten. Ook het aanmaken van terugkerende activiteiten behoort hierbij tot de mogelijkheden.

Klachtafhandeling
Het ontvangen van klachten is natuurlijk niet altijd leuk, maar iedere klacht moet natuurlijk wel opgevolgd worden. SharePoint biedt de mogelijkheid om de afhandeling van klachten te stroomlijnen met behulp van workflows. Klachten kunnen door iedere medewerker worden aangemaakt en vervolgens worden toegewezen aan de verantwoordelijke persoon in de organisatie. Alle bevindingen kunnen toegevoegd worden en de klacht blijft open staan totdat deze is afgesloten door bijvoorbeeld een directielid. Uiteindelijk kan o.a. inzichtelijk gemaakt worden hoeveel klachten uw organisatie het afgelopen jaar heeft ontvangen en hoeveel klachten er nog open staan.

Het presenteren van Dashboards
Binnen veel organisaties worden periodiek in Excel allerlei rapportages gemaakt. Dit kost veel tijd en de kans op fouten is altijd aanwezig. Blue 10 biedt de mogelijkheid om bronsystemen te ontsluiten en de gerapporteerde gegevens te presenteren in verschillende dashboards. Deze dashboards kunnen vanzelfsprekend op verschillende managementniveaus liggen. Mogelijke dashboards zijn:
- Financieel
- Verkoop
- Arbeidsregistratie
- Afhandeling van inkoopfacturen
- Etc.