blue10 invoice scanning
Klik hier om direct contact op te nemen met blue10.
| Blue10 Invoice Scanning is uw oplossing voor het van A tot Z digitaal verwerken van inkoopfacturen. Hiermee behoort de traditionele handmatige verwerking van facturen tot het verleden. Papieren of elektronische facturen worden verwerkt, naar de juiste personen in de organisatie gestuurd en naadloos verwerkt in Microsoft Dynamics NAV (navision), AX (axapta) of Exact. Uw facturen zijn altijd op te vragen uit het digitale archief en raken daarmee nooit meer zoek.
De 10 voordelen van blue10 invoice scanning
- Elimineren van de papieren factuurstroom
- Per e-mail binnengekomen facturen worden automatisch verwerkt
- Handmatige handelingen bij verwerking van een factuur worden tot een minimum beperkt
- Toepassen van automatische routes voor goedkeuring van facturen
- Verkorten van de doorlooptijd van facturen.
- Fouten zijn bijna uitgesloten
- Automatische koppeling met inkooporders
- Blue10 gebruikt zoveel mogelijk standaard software en oplossingen
- Bewezen werkende koppeling met Microsoft Dynamics NAV, AX en Exact
- Facturen worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief
Elimineren van de papieren factuurstroom
De belangrijkste reden om te kiezen voor blue10 Invoice Scanning is natuurlijk de eliminatie van de papieren factuurstroom in een organisatie. Na het scannen, de verwerking tot een afbeelding (pdf) en het archiveren is de factuur beschikbaar op elke plek waar u dat wilt. Het inzetten van dure administratie medewerkers voor het zoeken van facturen is hiermee verleden tijd. Per e-mail binnengekomen facturen worden automatisch verwerkt
Door de nieuwe regelegeving zal de factuurstroom die per e-mail binnenkomt alleen maar toenemen. Niets is zo vervelend om die facturen weer uit te printen om ze daarna te verwerken. Blue10 haalt de facturen uit de e-mail inbox en voegt deze automatisch toe in de workflow. Handmatige handelingen bij verwerking van een factuur worden tot een minimum beperkt
Essentieel onderdeel van een efficiënte digitale verwerking is het toepassen van tekstherkenning (OCR). Door gebruik van speciale tekstherkenning software voor facturen kan tot 90% van de facturen zonder handmatige aanpassing worden verwerkt. Toepassen van automatische routes voor goedkeuring van facturen
Onderdeel van blue10 Invoice Scanning is een door blue10 ontwikkelde dynamische route applicatie, de Workflow. Eenmaal gescande facturen komen zo automatisch bij de juiste behandelaar terecht. Het goedkeuringsproces van facturen wordt hiermee verkort van dagen tot minuten. Met één druk op de knop in de Workflow weet u ook meteen wat de status is van een factuur en bij wie deze ter behandeling ligt. De Workflow kan daarnaast ook de juiste autorisatie afdwingen. Facturen worden alleen nog maar door bevoegde personen goedgekeurd. Verkorten van de doorlooptijd van facturen.
Door de efficiënte procesgang en de Workflow wordt de doorlooptijd van facturen enorm verkort. U kunt uw betalingsgedrag bij uw leveranciers verbeteren en gebruik maken van kortingen bij snel betalen. Het verkorten van de doorlooptijd levert ook sneller inzicht in openstaande bedragen. De cashflow in uw organisatie is daarmee een stuk inzichtelijker en beter te beheersen. Fouten zijn bijna uitgesloten
Door digitale en centrale verwerking van facturen worden fouten in het proces tot een minimum beperkt. Dubbele facturen worden automatische herkend en tikfouten komen niet meer voor. Dubbele of onjuiste betalingen behoren hiermee tot het verleden. Automatische koppeling met inkooporders
Voor een snelle en efficiëntere verwerking van binnengekomen facturen, worden facturen gekoppeld aan inkooporders. Naast een korter goedkeurings- en behandelingsproces worden facturen automatisch gecontroleerd met inkooporders. Blue10 gebruikt zoveel mogelijk standaard software en oplossingen
Blue10 Invoice Scanning maakt zoveel mogelijk gebruik van bewezen standaard oplossingen. Zo wordt er voor de tekstherkenning (OCR) gebruik gemaakt van Iris Capture Pro for Invoices. En voor de presentatie van de workflow wordt gebruik gemaakt van Microsoft Sharepoint (optioneel), waarmee deze via een webbrowser kan worden benaderd. Daarnaast is de applicatie hardware onafhankelijk. Bewezen koppeling met Microsoft Dynamics NAV, AX en Exact
Het digitaal verwerken geeft pas echt een meerwaarde als er een naadloze integratie is met de financiële administratie. blue10 heeft hiervoor een perfect koppeling ontwikkeld die naadloos aansluit bij Microsoft Dynamics (NAV en AX) en Exact. Gevalideerde facturen kunnen direct geboekt worden in NAV of AX met de status afwachten. Als u facturen niet direct boekt, kan de kop van de factuur in NAV of AX gezet worden. Hiermee worden dubbele facturen direct herkend. De koppeling met Exact zorg ervoor dat in de Workflow de juiste gegevens worden aangemaakt om een factuur naadloos in Exact te kunnen boeken. Facturen worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief
Na verwerking worden facturen worden opgeslagen in een digitaal archief. Afhankelijk van de wensen kan dit een geavanceerd digitaal document management systeem zijn. Of een eenvoudige oplossing met minder kosten en minder functionaliteit. |
Overzicht van de workflow |
