header

Oosterbaan Transport Group

De Oosterbaan Transport Group is het moederbedrijf van vijf afzonderlijke transportbedrijven. De groep heeft drie vestigingen in Nederland en twee in Denemarken. Eén van de transportbedrijven, Van Maanen Koeltransport, is gevestigd in IJmuiden. De administratie van deze werk-mij wordt gevoerd in Oostburg. Aangezien 90% van de facturen wel in IJmuiden goedgekeurd dient te worden, werden facturen veel heen en weer gestuurd tussen beide vestigingen.

Om dit proces te vereenvoudigen en de circa 3000 inkoopfacturen sneller en beter af te kunnen handelen, heeft de Oosterbaan Transport Group ervoor gekozen om de facturen voor Van Maanen Koeltransport digitaal af te handelen met Blue 10 Invoice Management.

Alle facturen komen per post of e-mail binnen in Oostburg en worden hier gedigitaliseerd. Door het toepassen van Optical Character Recognition (OCR tekstherkenning) worden de voor de factuur relevante gegevens van een factuur herkend. Vervolgens komt de factuur in de Blue 10 workflow en wordt de factuur geboekt in Exact for Windows. Nadat de factuur geboekt is, wordt deze digitaal doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen in IJmuiden om de gewenste goedkeuring te verkrijgen. Na het hele proces van boeken en goedkeuren blijft de factuur altijd beschikbaar in het digitale archief.

Aan het begin van de implementatie hebben Blue 10 en de Oosterbaan Transport Group de volgende doelstellingen opgesteld:

  • De afstand tussen de administratie in Oostburg en de Werkmij in IJmuiden (relatief) verkleinen;
  • Het aantal risico’s bij de afhandeling van inkoopfacturen verkleinen;
  • Facturen die digitaal (voornamelijk PDF) binnen komen, direct verwerken en dus niet meer uitprinten;
  • Het terugzoeken van inkoopfacturen vereenvoudigen.

“Bovenstaande doelstellingen zijn binnen een zeer kort tijdsbestek behaald. De implementatie was in een paar dagen, verdeeld over vier á vijf weken helemaal afgerond.” Aldus Peter de Zeeuw, systeembeheerder van de Oosterbaan Transport Group. “Facturen raken nooit meer zoek tussen de verschillende vestigingen en het aantal risico’s is aanzienlijk verkleind. Facturen die per e-mail binnen komen, kunnen we met de e-mail importer van Blue 10 direct inlezen in het tekstherkenningsprogramma. Hierdoor heeft het digitaal versturen en ontvangen van facturen pas echt meerwaarde voor zowel de verzender als de ontvanger.

Financieel directeur Frans Waterman voegt hier nog aan toe: “Blue 10 Invoice Management heeft onze processen veel duidelijker en overzichtelijker gemaakt. De factuur en de historie bij deze factuur zijn digitaal aan elkaar gekoppeld en hierdoor is de status van een factuur voor iedereen inzichtelijk. Bovendien maakt het niet uit op welke locatie we aanwezig zijn. Blue 10 Invoice Management draait binnen ons eigen netwerk, waardoor we op iedere locatie facturen kunnen inzien. Dit is voor ons zeer waardevol.”