Combinations
Combinations is ontstaan uit de fusie tussen Combiplant en Combifleur. Combinations beschikt over ruim 15 hectare opkweekruimte, onderverdeeld in vier kwekerijen, die afwisselend worden benut voor de opkweek van planten voor de sierteelt en groenteteelt. Combinations is gespecialiseerd in de opkweek van uitgangsmateriaal voor warme en koude groenteplanten en een breed assortiment uitgangsmateriaal voor sierteeltproducten: pot- en perkplanten, (on)bewortelde stekken, tropische planten en snijbloemen. Door de grote van het bedrijf en de verschillende personen in de organisatie die facturen moeten goedkeuren, was er een grote wens om het afhandelen van de ruim 6.000 inkoopfacturen te versnellen en te verbeteren.
Om haar facturen digitaal af te handelen heeft Combinations gekozen voor Blue 10 Invoice Management. Facturen komen per post of e-mail binnen in ‘s-Gravenzande en worden daar met geavanceerde factuurherkenningssoftware verwerkt. Deze software herkent de leverancier en de relevante factuurgegevens op een factuur. Vervolgens komt de factuur in de Blue 10 workflow van waaruit de facturen worden gecodeerd en geboekt in AccountView. Na het boeken worden de facturen via de Blue 10 workflow naar de juiste personen in de organisatie gestuurd om de gewenste goedkeuring te verkrijgen. Na het hele proces van boeken en goedkeuren blijft de factuur altijd beschikbaar in het digitale archief.
“Voorheen kwamen facturen binnen en werden er briefjes bij gedaan voor de codering. Na het boeken werden verschillende mapjes gemaakt zodat de facturen goedgekeurd konden worden door de verantwoordelijke mensen. Nadat de facturen terugkwamen, werden de facturen gearchiveerd. De briefjes raakten wel eens kwijt en door de drukte bleven de mapjes met facturen langer dan gewenst liggen bij de verantwoordelijke mensen.”. Aldus René Louter, controller bij Combinations. “Met Blue 10 Invoice Management hebben we hier veel meer controle over. Het is mogelijk om facturen per leverancier automatisch te coderen. Indien gewenst, kunnen we deze codering ook weer aanpassen. Bovendien hoeven we geen mapjes meer te maken, maar kunnen we facturen digitaal rondsturen naar de verantwoordelijke mensen. Doordat de facturen digitaal beschikbaar zijn, hoeven we nooit meer te zoeken naar facturen in de organisatie.”.
Financieel directeur Wil Dekker voegt hier nog aan toe: “Met name het terugzoeken van facturen is heel eenvoudig. Iedere gebruiker heeft de mogelijkheid om een eigen archief op te bouwen met facturen die hij eerder heeft gezien. Op deze manier kan iedere gebruiker zelf zijn facturen beheren en bijvoorbeeld zelf de prijzen vergelijken van producten over verschillende jaren. Het was bovendien niet nodig om extra gebruikerslicenties voor AccountView aan te schaffen voor gebruikers die facturen moeten inzien/goedkeuren. Blue 10 heeft een zeer goede integratie gemaakt met AccountView en daardoor wordt er continu informatie tussen AccountView en Blue 10 Invoice Management uitgewisseld.”