CombiVliet
CombiVliet, het voormalige Van Vliet Cherrytomaten, is één van de toonaangevende tomatenbedrijven van Nederland en is gespecialiseerd in het telen, sorteren en verpakken van verschillende soorten tomaten. Met vijf verschillende teeltlocaties in Maasdijk en Rilland heeft deze onderneming circa 44 hectare glas. Met al deze verschillende locaties was er een grote wens om het afhandelen van de circa 6.000 inkoopfacturen eenvoudiger en effectiever te maken.
Om die reden is CombiVliet overgegaan op het digitaal verwerken van alle inkoopfacturen met Blue 10 Invoice Management. Facturen komen per post of e-mail binnen op één locatie en worden daar met geavanceerde factuurherkenningssoftware verwerkt. Deze software herkent de leverancier en de relevante factuurgegevens op een factuur. Na deze verwerking worden de facturen via een intelligente workflow naar de juiste personen in de organisatie gestuurd om de gewenste goedkeuring te verkrijgen. De administratie maakt de boekingsregels aan in de workflow, waarna de inkoopfacturen automatisch worden geboekt in Exact. Per 1 januari 2011 is CombiVliet overgegaan op MS Dynamics NAV (Navision) en is de integratie met Exact vervangen door een integratie met Navision.
“Voorheen werden facturen per fax naar de verschillende vestigingen gestuurd. Dit was veel werk en soms raakte je het overzicht kwijt. Je wist niet waar een factuur was en welke status deze factuur had. Het gevolg was dat je veel aan het nabellen was en kopiefacturen moest opvragen.” Aldus Dirk Valstar, assistent controller en tevens projectleider voor de implementatie van Blue 10 Invoice Management bij CombiVliet. “Met Blue 10 Invoice Management is het verwerken van inkoopfacturen een stuk overzichtelijker en we besparen gewoon tijd. Zelfs in een organisatie waar we niet bijzonder veel inkoopfacturen verwerken.”
Volgens financieel directeur Eric van Heijningen kan Blue 10 Invoice Management er voor zorgen dat er op de accountantskosten wordt bespaard. “Door de audit mogelijkheden van het systeem kan de accountant de factuurstromen eenvoudiger en sneller controleren”.