Kwekerij Duijn-Hove - Duijn-Orchids
Kwekerij Duijn-Hove in Maasland en Duijn-Orchids in Maasdijk zijn twee vestigingen van een echt familiebedrijf. Kwekerij Duijn-Hove is gespecialiseerd in de teelt van Beaucarnea en Ficus. Duijn-Orchids is gespecialiseerd in de teelt van Phalaenopsis, Oncidium en Cambria.De administratie van beide bedrijven, waaronder de afhandeling van 2500 inkoopfacturen, wordt gevoerd in Maasland. Facturen moeten op beide locaties goedgekeurd worden en dit zorgde nog wel eens voor knelpunten. Om die reden bestond er een grote wens om de afhandeling van inkoopfacturen te vereenvoudigen en te verbeteren.
Om deze doelstelling te realiseren heeft Kwekerij Duijn-Hove/Duijn-Orchids gekozen voor Blue 10 Invoice Management. Facturen komen per post of e-mail binnen in Maasland en worden daar met geavanceerde factuurherkenningssoftware verwerkt. Deze software herkent de leverancier en de relevante factuurgegevens op een factuur. Vervolgens komt de factuur in de Blue 10 workflow van waaruit de facturen worden gecodeerd en geboekt in Exact Globe. Na het boeken worden de facturen via de Blue 10 workflow naar de juiste personen in de organisatie gestuurd om de gewenste goedkeuring te verkrijgen. Na het hele proces van boeken en goedkeuren blijft de factuur altijd beschikbaar in het digitale archief.
“Voorheen raakte facturen nog wel eens zoek op het moment dat ze werden meegenomen naar de vestiging in Maasdijk. Hierdoor moesten we vaak zoeken naar facturen. Ook moesten we regelmatig kopie facturen opvragen als we de facturen echt niet meer konden vinden.” Aldus Suzanne van Duijn, verantwoordelijk voor de financiële administratie bij Kwekerij Duijn-Hove / Duijn-Orchids. “Met Blue 10 Invoice Management raken facturen nooit meer zoek doordat ze na ontvangst meteen in gescand worden. Door de verschillende zoekmogelijkheden binnen de Blue 10 workflow, kunnen we de facturen ook heel eenvoudig weer terugzoeken. Bovendien is de status van een factuur altijd inzichtelijk door de aantekeningen die mijn broers maken bij het goedkeuren van facturen.”
Stien van Duijn voegt hier aan toe: “We handelen facturen nu veel sneller af dan voorheen. We hoeven nooit meer kopie facturen op te vragen bij onze leveranciers en hebben altijd inzicht in de hele factuurstroom. We hadden niet verwacht dat de oplossing zo fijn zou werken, zelfs in een bedrijf waar we niet zo veel facturen afhandelen.”