Telerscoöperatie FresQ
Telerscoöperatie FresQ gaat mee met de tijd en wil graag voorop lopen als het gaat om trends en innovatie. Een volgende stap die de organisatie het afgelopen jaar (2011) daarin heeft gezet is de digitale verwerking van inkoopfacturen met Blue 10 Invoice Management. FresQ is een afzetorganisatie die zich laat kenmerken door een innovatieve groep van 155 producenten van groenten onder glas. De ruim 1400 hectare productie van deze telers is verdeeld over zo'n 240 locaties. Binnen FresQ is een brede variatie van tomaten, paprika’s, aubergines en komkommers vertegenwoordigd, waarbij tomaten en paprika’s de boventoon voeren.
Op advies van een lid is FresQ in gesprek geraakt met Blue 10 en inmiddels werkt de telerscoöperatie bijna een jaar met Blue 10 Invoice management. Vanuit de hoedanigheid van telersvereniging verzorgt FresQ de aanvraag van offertes tot en met de afhandeling van de facturen, onder andere voor haar leden en verkoopdochters. FresQ verwerkt jaarlijks zo’n 8.000 inkoopfacturen en zocht naar een oplossing om de stroom van inkoopfacturen te digitaliseren en de afhandeling te versnellen.
Die oplossing is gevonden in Blue 10 Invoice Management. Sinds 1 januari 2011 werkt FresQ met dit systeem als oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Met deze oplossing worden alle inkoopfacturen (papier en pdf) digitaal verwerkt, naar de juiste personen in de organisatie gestuurd en naadloos verwerkt in de financiële administratie.
Hoofd Automatisering van FresQ, Marc de Koning, verteld hoe hij de implementatie heeft ervaren. “Wij hebben de afgelopen jaren de nodige ervaring opgedaan met het implementeren van software-oplossingen. De implementatie van Blue 10 Invoice management verliep voorspoedig. Binnen een aantal dagen, verspreid over een maand, hadden we een werkende oplossing. We weten van onszelf dat we geen standaard onderneming zijn en dat Blue 10 een aantal onderdelen extra moest ontwikkelen om de oplossing binnen onze organisatie te laten passen. Dit is gelukkig allemaal goed verlopen en na een jaar kijk ik met een tevreden gevoel terug op de implementatie en de huidige werkwijze.”
Grada Terlouw van de afdeling Projecten was de eerste medewerker die aan de slag ging met het nieuwe systeem. “Een deel van onze facturen heeft betrekking op GMO-subsidie. De GMO-wetgeving is voornamelijk gebaseerd op papieren verwerking. Tijdens de implementatie was het belangrijk dat de handmatige handelingen geminimaliseerd werden. Door enkele aanpassingen en instellingen in de software is dit gelukt en is de afhandeling van inkoopfacturen verbeterd en veel inzichtelijker geworden.”
Sommige facturen die Grada verwerkt komen terecht bij Margôt Hart-Beekman, manager Communicatie. “Af en toe moet ik een factuur goedkeuren die betrekking heeft op mijn afdeling. Voorheen bleef een factuur door drukte wel eens liggen. Doordat de facturen nu digitaal worden aangeleverd in de workflow en ik iedere dag herinnerd wordt aan ‘nog niet behandelde’ facturen, gebeurt dit niet meer.
Jan de Boer, Algemeen directeur van FresQ concludeert: “Blue 10 Invoice Management draagt bij aan het verder ontzorgen van onze organisatie. Doordat wij voor een deel een administratieve functie hebben voor onze leden en verkoopbedrijven is het voor ons heel belangrijk om de kosten hierbij zo laag mogelijk te houden. Het digitaliseren van onze factuurstroom heeft ons hier zeker bij geholpen.”